今日は、2社のお客様からうれしいお言葉をいただきました。どちらも生成AIを使って、私たちが持っていたノウハウを「型」にした取り組みです。その内容をご紹介します。
事例1：ひとりで担ってきた経理・労務の仕事を、標準業務手順書にまとめる
従業員300人ほどのサービス業の会社です。経理と労務は、ひとりのベテラン社員の方が数十年にわたって担ってこられました。今も第一線でご活躍中です(今は複数名で分担されています)。
ただ、会社が大きくなるにつれて仕事の中身も複雑になりました。どこまでがご本人の頭の中にしかないのか、周りからは見えにくくなっていました。いずれ勇退されるときに備えて、仕事を滞りなく引き継げるようにしておく必要もありました。とはいえ日々の業務が忙しく、マニュアルにまとめる時間はなかなか取れません。
そこで、次の進め方を取りました。
- インタビュー形式で業務を聞き取る：1回2時間、月2回のペースで、5か月間・計10回お話を伺いました。ご本人には話すことに集中していただき、まとめる作業はすべてこちらで引き受けました
- 議事録から標準業務手順書に落とし込む：生成AIで聞き取り内容を整理し、手順書の形にしました
- 約50の業務を10数個のまとまりに整理する：似た業務をまとめて、全体を見渡せるようにしました
各手順書には、手順と始めるきっかけ、使うシステムや帳票、間違えやすい点、過去の教訓や失敗例まで盛り込みました。お忙しい中で確保いただいたのは計20時間ほどです。その時間の中で、頭の中にあった知恵を文書にできたと考えています。
役員の方からは大変高い評価をいただきました。物流など他の部署の業務も同じやり方でまとめてほしい、とのご要望もいただいています。
事例2：「導入すべき理由」を数字で示し、お客様の稟議に伴走する
もう1社はITソフトウェア企業です。提案の場で「なぜ導入すべきか」を数字で示すのに苦労されていました。そのため提案の説得力がなかなか高まりませんでした。お客様側でも社内の稟議が通らず、案件が止まっていたそうです。
そこで、業種・業態ごとの特性を踏まえた投資対効果（ROI）の試算シートをつくり、提案書に組み込めるようにしました。あわせて、お客様社内で稟議を上げる担当の方に寄り添い、説明の組み立てから一緒に取り組みました。
その結果、停滞していた案件が受注につながりました。営業リーダーの方からも喜びのお言葉をいただいています。
共通点：もともとのノウハウを、生成AIで速く「型」にする
2つの事例に共通するのは、もともと持っていたノウハウを生成AIで形にしたことです。業務の聞き取りと手順書づくり、業種ごとの効果の試算は、どちらも長く現場で積み重ねてきたものです。生成AIを使うことで、それを型にするまでの時間が大きく縮まったと実感しています。
生成AIとうまく付き合うには
一方で、生成AIをどれだけ活かせるかは、使う側のノウハウの深さに大きく左右されると感じています。何を聞き出すべきか、どんな形にまとめれば現場で使えるか。そうした見極めがあってこそ、生成AIへの適切な指示が出せます。
生成AIと上手に付き合うには、まず自らのノウハウを積み重ねることが大切です。そのうえで、それを的確な指示に落とし込む力も求められます。これからも両方を磨き、お客様の改善・改革のお役に立てるよう取り組みます。
「ベテラン社員の仕事を形にして残したい」「提案や社内説明に使える数字を示したい」といったお悩みがありましたら、お気軽にご相談ください。